Tuotantotiimien kokemuksia AgileAMK-mallin toimivuudesta 2. sprintin jälkeen

Haastattelukysymykset: Merja Drake, Haaga-Helia amk
Vastaajina: Kestävät energiaratkaisut -ja Lähes 0-energiarakentaminen -tuotantotiimit
Blogiartikkelin koosti: Miia Törmänen, VirtuaaliAMK-verkosto/Tamk
Kuvan muokkasi Miia Törmänen, alkuperäinen kuva pixabay.com CC0

Taustaa

Toinen sprintti aloitettiin elokuussa 2016 ja osio valmistui lokakuussa, muutamia viikkoja alkuperäisestä aikataulusta myöhässä, alkuperäinen valmistumisaikataulu olisi ollut syyskuussa. Kestävät energiaratkaisut -tiimin sprintin aloituspalaveri pidettiin kuitenkin jo kesäkuussa ennen lomia, ja myös materiaalien työstö aloitettiin tuolloin. Tähän artikkeliin on koottu sprintinjälkitarkastelussa käytyjä asioita. Keskustelurunkona toimi Merja Draken haastattelukysymykset.

Tiimien kokoonpanot

Kestävät energiaratkaisut: tiiminvetäjä (opettaja asiantuntija), toinen opettaja asiantuntija, graafinen suunnittelija, tekninen tuki / ohjelmistotuki sekä laatuvastaava.

Lähes 0-energia tiimissä mukana oli tiiminvetäjä (opettaja asiantuntija), toinen opettaja asiantuntija, graafinen suunnittelija, tekninen tuki / ohjelmistotuki. Tiimistä puuttui laatuvastaava. Mutta vastaavasti mukana oli asiakkaan edustajia, jolloin saatiin olennaisen tärkeää palautetta sisällöstä jo suunnitteluvaiheessa.

Kummassakaan tiimissä ei ollut AgileAMK-masteria, jonka roolina olisi vastata siitä, että työ etenee sovitussa aikataulussa. AgileAMK-masteri myös pyrkii poistamaan työtä hidastavia esteitä.

Sprintin aikana tuotettiin kaksi osiota MOOCeihin

  1. Energiatehokkuuslaskenta-osio Lähes 0-energiarakentamisen MOOCiin. Osion tavoitteena on, että opiskelija tuntee rakennuksen energialaskennan periaatteet ja siihen vaikuttavat osatekijät. Opiskelija perehtyy laskentaan mallityökalujen avulla ja sisäistää eri osatekijöiden suuruusluokat.Osion laajuus: 27 tuntia ja siihen voi perehtyä tarkemmin osoitteessa https://moodle.amk.fi/course/view.php?id=126 (vaatii kirjautumisen ja rekisteröitymisen).

    Osio sisältää kolme yhteensä kolme videota; johdantovideon aiheeseen, syventävän luentovideon energian ja tehontarpeen laskentaan, sekä opasvideon laskurin käytöstä. Videoiden lisäksi kurssilla on laskentatehtävä, jossa on mahdollista hyödyntää Eksergian energiatehokkuus laskuria. Tehtävä toteutettiin Moodlen tentti-työkalulla, joten tarkistus ei vie opettajien resursseja. Tehtävää varten toteutettiin opetusvideo laskurin käytöstä. Osion alussa on osaamiskartoitus ja lopussa palautekysely.

  1. Aurinkosähköjärjestelmät-osio Kestävät energiaratkaisut MOOCiin n. 20h, kyseinen osio on osa laajempaa 3 opintopisteen Aurinkoenergia-kokonaisuutta. Tavoitteen on, että opiskelija ymmärtää aurinkosähköjärjestelmän toiminnan perusperiaatteen sekä tunnistaa järjestelmiin kuuluvat keskeiset komponentit ja niiden merkityksen osana järjestelmää. Opiskelija tutustuu eri tyyppisiin järjestelmiin ja niiden käyttömahdollisuuksiin eri ympäristöissä.  Opiskelija tuntee eri kennotyyppien vaikutuksen järjestelmän tuottoon ja ymmärtää myös muiden tekijöiden kuten suuntauksen ja varjostuksen vaikutuksen järjestelmän kokonaistuottoon. Sisältö käsittää seuraavat teemat:
    • Auringon säteily ja valosähköinen ilmiö
    • Kennoteknologiat
    • PV-järjestelmät ja niiden komponentit
    • Järjestelmät, suuntaus & varjot
    • Off-Grid -oppimistehtävä
    • Rakenneintegrointi
    • Aurinkoseuraajat ja suuret järjestelmät

Videoita on yhteensä seitsemän ja pituudeltaan ne olivat n. 15-25 minuuttia. Jokaiseen videoon liittyy kertaavat kysymykset ja materiaali on myös saatavilla pdf-muodossa.  Osiossa on kaksi pakollista tehtävää:

  • Off-Grid -aurinkosähköjärjestelmät (tehtävät 1-9), joka on toteutettu Moodlen tenttityökalulla siten, ettei tarkistus vaadi opettajan panosta.
  • Aurinkosähkön rakenneintegrointi Suomessa, keskustelutehtävä, jossa opiskelija esittelee yhden kohteen ja kommentoi kahta muuta kohdetta.

 

Suunnitteluvaihe

Miten ideoiminen ja suunnittelu asiakkaan kanssa toimivat ja millaista yhteistyö oli?

Lähes 0-energia -tiimin sprinttiin saimme asiakasnäkökulman mukaan. Se, että asiakas tuntee myös sisältöä, pystyy arvioimaan tiedon oikeellisuutta ja tarpeellisuutta, koettiin hyvänä ja tärkeänä asiana. Asiakas oli mukana koko prosessin ajan suunnittelupalaverista katselmointiin.

Kestävät energiaratkaisut -tiimi hyödynsi puolestaan palautelomakkeella kerättyä asiakaspalautetta, jota oli saatu edellisestä osiosta. Tiimi pohti miten saa kerättyä opiskelijoilta tulevien sisältöjen suhteen toiveita / tarpeita. Voidaanko esimerkiksi hyödyntää paremmin esim. kurssin alussa olevaa osaamiskartoitusta?

Minkä verran valmista materiaalia oli MOOCia varten saatavilla ja minkä verran sitä piti työstää? Mistä löytyivät ja miten?

Kumpikin tiimi löysi valmista materiaalia vain yhdestä ammattikorkeakoulusta, ja erityisesti Lähes 0-energiatiimi koko etsimisen työlääksi. Materiaali on ihmisten takana ja se on hankala löytää.

Kirjoja ei ole ja materiaali tehdään itse, mutta sitä ei haluta jakaa mahdollisesti liiallisen itsekriittisyyden vuoksi. Myös tekijänoikeudet vaikuttavat.

Lähes 0-energiarakentamisen tiimi sai käyttöön myös Eksergian energiatehokkuuslaskurin, mutta siihen liittyvien tehtävien tekeminen lähti nollasta. Laskurista tehtiin myös opasvideo, jossa kerrotaan millä tavalla voidaan selkeästi esittää työkalun käyttö ja laskuri myös käännetään ruotsiksi.

Materiaali oli pääsääntöisesti luokkaopetukseen soveltuvassa muodossa eikä sellaisenaan sovi verkkokurssille. Kuten edellisessäkin sprintissä kuvilla ja grafiikoilla ei ole riittäviä käyttöoikeuksia ja kuvien korvaaminen vie aikaansa, osa piti piirtää. Myös tehtävät tehtiin alusta alkaen ja niissä pyrittiin huomioimaan automatiikka, jotta massakurssilla työmäärä ei nousisi yksittäisellä opettajalla liian suureksi.

Ruotsinkielisten MOOCien tehtävät suunnitellaan erillisissä palavereissa, ja käännöstyöt menevät n. kuukauden viiveellä. Toisaalta pystymme korjaamaan mahdollisia virheitä, kun käännöstyöt tehdään huikan viiveellä.

Tässä vaiheessa on jo selvää, että rahat ja aika eivät riitä kaikkien materiaalien kääntämiseen ruotsiksi.

Pohditaan, voidaanko esim. sisällöt käännättää ruotsiksi, toinen vaihtoehto on tehdä suppeampi kokonaisuus ruotsiksi.

 

Toteutusvaihe

Miten sprintin tehtävien pilkkominen toimi?

Tehtävien pilkkominen koettiin vielä vaikeaksi, on hankala hahmottaa eri työvaiheet. Aihe alue oli aika laaja ja olisi vaatinut enemmän tekijöitä. Sprinttiin ei osallistunut tarpeeksi ihmisiä tiimistä ja päätimme, että seuraavassa sprintissä jaetaan tehtävät pienempiin osiin useammille tekijöille.

Pohdimme, miten voisimme motivoida muita tiimin jäseniä osallistumaan?

Kestävät energiaratkaisut -tiimi pohti myös laatutsekkauksen paikkaa työjärjestyksessä, missä prosessin vaiheessa palaute voidaan ottaa parhaiten käyttöön?

Miten paljon aikaa keskimäärin yhden sprintin tehtävän tekemiseen meni?

Tehtävät ovatkin hyvin erityyppisiä ja vaihtelevat kestoltaan ja ne arvioidaan tapauskohtaisesti sprintin aloituspalaverissa. Pääsääntöisesti tehtävät mitoitetaan siten, että ne voidaan tehdä yhden viikon aikana opetuksen ja muun työn rinnalla.

Esimerkiksi CC-lisensioitujen kuvien etsiminen erityisestä aihealueesta vie yllättävän paljon aikaa, samoin käyttölupien kysely. Vastauksen saaminen kyselyihin voi kestää useita päiviä jopa viikkoja. Mikäli kuvia ei löydy, ne piirretään mahdollisuuksien mukaan uusiksi. Kestävät energiaratkaisut -tiimin Aurinkosähkö-osion videot ovat pitkiä ja sisältävät paljon kuvamateriaalia. Yhden videon kuvamateriaaliin menee helposti useita päiviä. Tämä viivästytti osaltaan osion valmistumista.

Miten tehtävien jakoon liittyvät roolitukset onnistuivat?

 Olisimme voineet hyödyntää opettaja asiantuntijoita paremmin, jolloin olisi saatu erilaisia näkökulmia tarkasteltavaan aiheeseen ja erityyppisten oppijoiden ja toisaalta myös eri alan opiskelijoiden oppimiseen.

Olisi hyvä, mikäli kaikki tiimiläiset pystyisivät osallistumaan spritteihin ja kaikille löytyisi osaamista vastaavaa tekemistä. Tuolloin kaikki tiimin jäsenet oppisivat prosessin toimintatavat, jolloin niitä ei tarvitse käydä läpi jokaisen sprintin alussa kaikille ihmisille erikseen.

Pitää myös miettiä vielä tarkemmin jatkossa mitä muuta tiimiläisten tehtäviin kuuluu materiaalin tuottamisen lisäksi (opettajuus, ohjaaminen, viestintä)

Millä tavoin laatukriteerit auttoivat sisältöjen toteutuksessa?

Laaduntarkkailu / laatutsekkaus pitää saada osaksi työprosessia vielä tiiviimmin. Sovittiin, että laatutyöryhmästä tulee henkilö seuraaviin sprintteihin.

Laatukriteerit toimivat taustalla, laadun saavuttaminen ja ymmärtäminen onnistuvat tekemisen ja keskustelun kautta.  Kuten ensimmäisessäkin sprintissä laatutoimintaa ohjasi enemmän suora palaute ei niinkään laatukriteerit.

Miten sprintin tekemisen aikaraja toimi? 

Aikarajan koettiin toimivan huonosti, koska muut työt vievät aikaa ja arki syöttää aina välillä uusia odottamattomia tehtäviä.

Lomista ja lukuvuoden aloituksesta johtuen käytännössä kummassakin tiimissä pidettiin sprintin suunnittelupalaveri uudestaan syyskuussa ja työt jouduttiin aikatauluttamaan uudestaan.

Olivatko sprintin tehtävät riittävän pieniä?

Tehtävät olivat liian laajoja resursseihin nähden, niitä olisi pitänyt pilkkoa enemmän ja jakaa useammalle tekijälle.

Miten tehtävien kuittaustoiminto onnistui/auttoi/tuki?

Tehtävät kuitattiin viikkopalavereissa ja sähköpostitse, Trelloa käytettiin satunnaisesti. Ensimmäisessä sprintissä käytössä ollut skype jäi myös pois käytöstä. Koko tiimi ei ollut skypessä, viestit eivät tavoita reaaliaisesti mikäli ei olla yhtä aikaa skypessä. Aiemmin lähetetyt viestit voivat jäädä lukematta, mikäli syntyy laajempaa keskustelua joka pukkaa vanhat viestit pois näkyvistä.

Oliko tekijätiimissä riittävästi osaamista MOOCin sisältöjen tekemiseksi, jos ei, niin mitä puuttui? 

Osaamista on riittävästi, mutta henkilömäärä on ollut liian vähäinen työmäärään nähden.

Miten AgileAMK-malli tuki sisällöntuotantoa? (viekö prosessin hallinta aikaa sisällöntuotannolta)

Sisällöntuottamiseen ja uusien menetelmien miettimiseen menee niin paljon aikaa, että AgileAMK-malli jää taka-alalle.

Toisaalta on hyvä, että mallia ei tarvitse ajatella koko ajan. Toimintamallin pitäisi tulla selkäytimestä, ilman että sitä joutuu pohtimaan tai siihen käyttämään energiaa.

Sprintin retro jäi liian lyhyeksi, jotta olisimme ehtineet keskustella tarpeeksi siitä, miten edetään, tai edes ideoida ongelmiin ratkaisuja.

Kuitenkin koetaan, että yhteiset säännöt helpottavat toimintaa. Prosessi on selvä, mutta haasteellinen olemassa olevilla resursseilla.

Yhteenveto

Keskeinen haaste oli se, että tuotantotiiimin kaikki jäsenet eivät osallistuneet toteutukseen. Toimittiin ns. vajaalla miehityksellä.

Toinen haaste oli se, että osion sisältö mitoitettiin liian laajaksi resursseihin nähden ja valmista hyödynnettissä olevaa sisältöä saatiin käyttöön vain yhdestä amkista per tiimi.

Kolmas haaste oli sprintin ajoitus lukuvuoden aloituksen ajankohtaan, jolloin opettajilla riittää touhua muutoinkin. Lisäksi elämä tuo eteen kaikenlaista, vauvoja syntyy, ollaan lomalla ja sairastetaan. Pienissä tiimeissä yhdenkin tai kahden henkilön parin viikon poissaolo vaikuttaa ratkaisevasti siihen että aikataulut viivästyvät, mikäli käsillä olevaa työtä ei saada sellaiseen vaiheeseen että sen voi luovuttaa toiselle tekijälle.  Mutta tämä kolmas olisi voitettavissa mikäli tiimissä on tarpeeksi jäseniä mukana, jolloin esim. henkilön sairastuessa voidaan työ siirtää jouhevasti toiselle tai jakaa useammalle tekijälle.

Kuitenkin muutos ensimmäiseen sprinttin verrattuna on selkeä. Nyt nähdään jo selkeästi se mitä hyötyä on siitä, että tiimissä ja useampi henkilö tekee yhdessä samaa kokonaisuutta.

  1. Isolla porukalla voidaan jakaa tehtävät pieniksi palasiksi kullekin tiimiläiselle, jolloin yksi yksittäinen tekijä ei kuormitu liikaa.
  2. Mikäli joku asia jää tekemättä niin kurssi voidaan kuitenkin aukaista osittain valmistuneena aikataulun mukaisesti ja lisätä puuttuva osio sen valmistuttua, jolloin mahdoliset sairastumiset yms. tekijät eivät vaikuta niin paljon kokonaisuuden valmistumiseen.
  3. Kaikki tiimin jäsenet sisäistävät toimintatavat samanaiksesti ja oppivat virheistä yhdessä.
  4. Kommunikointi ja viestintä on tärkeää, muutoksista pitää kerto muulle tiimille ajoissa jotta niihin ehditään reagoimaan ja muut tiimi voi tarvittaessa auttaa tekijää ongelmatilanteissa.

Lue myös ensimmäisen sprintin kokemuksista artikkelista:  AgileAMK-mallin toimivuus käytännössä 1. sprintin jälkeen.

 

Mainokset

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s