AgileAMK-mallin toimivuus käytännössä 1. sprintin jälkeen

Haastattelu: Merja Drake, Haaga-Helia amk
Vastaajina: Kestävät energiaratkaisut -ja Lähes 0-energiarakentaminen -tuotantotiimit

Blogiartikkelin koosti: Miia Törmänen, VirtuaaliAMK-verkosto/Tamk
Kuvat: Miia Törmänen

Tähän artikkeliin on koostettu tuotantotiimien ajatuksia AgileAMK-mallin toimivuudesta ensimmäisin sprintin jälkeen. Kestävät energiaratkaisut tiimi toteutti sprintin aikana toukokuussa 2016 Aurinkoenergia-opintokokonaisuuteen Linkki aukeaa uuteen ikkunaan, ”Yleistä aurinkoenergiasta” -osuuden. Lähes 0-energiarakentamisen tiimi toteutti Rakennusten energiatehokkuus-osuuden Linkki aukeaa uuteen ikkunaan.

AgileAMK-prosessiin kuuluu sprintin jälkitarkastelu palaveri (nk. retrospektiivi), jossa käydään läpi prosessin toimivuutta ja korjataan toimintatapoja. Toisella MOOC-tuotantotiimeistä jälkitarkasteluun ei jäänyt aikaa, joten vastaukset kerättiin sähköisellä kyselylomakkeella. Kyselylomake ei toimi aivan tarkoituksenmukaisesti siinä mielessä, että tiimin itsensä pitäisi pystyä päättämään suoraan millä tavalla toimintatapoja muutetaan paremmaksi. Lisäksi pitäisi pystyä keskustelemaan epäselvistä asioista.

Keskustelun rungoksi tutkimustiimi ja Merja Drake ovat tehneet kysymyspatteriston ja kysymyksiä hyödynnettiin myös sähköisessä kyselyssä.

AgileAMK-prosessi lyhyesti

  1. tehdään pitkän aikavälin suunnitelma. Olemme tässä käyttäneet termiä MOOCin kehitysjono, koska lopputulema on MOOC tai sitä vastaava.
  2. pidetään sprintin aloituspalaveri eli tehdään nk. lyhyen aikavälin suunnitelma ja työt jaetaan 1-2 vuorokauden mittaisiin tehtäviin tiiminjäsenille
  3. sprintti; 1-4 viikon aikaraja, jonka aikana MOOCin moduuli toteutetaan
  4. Sprintin katselmus, tarkastellaan lopputulemaa, vastasiko tavoitteita ja onko valmis
  5. Srintin jälkitarkastelu, tarkastellaan prosessin toimivuutta

Ks. AgileAMK-mallin 0.6 vrs

Artikkelin sisältö

  1. Ideoidaan ja suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa
  2. Hyödynnetään amkien tutkinto-opetuksen olemassa olevia materiaaleja ja aineistoja
  3. MOOCin kehitysjonon muodostaminen
  4. Toteutusvaihe (sprintit)
  5. Miten kehitetään prosessia

Ideointia yhdessä

1. Ideoidaan ja suunnitellaan yhdessä asiakkaan kanssa.

Miten ideoiminen ja suunnittelu asiakkaan kanssa toimivat ja millaista yhteistyö oli?
Miten saitte asiakkaita mukaan suunnitteluun?
Tammikuussa 2016 pidimme workshopin, jossa tavoitteena oli kartoittaa koulutustarpeita yritysten kanssa ja rakentaa yhdessä MOOCin kehitysjonoa, mutta syystä tai toisesta emme saaneet yrityksiä mukaan.

Teimme myös aika perinteisesti sidosryhmäkyselyn, jolla pyrittiin kartoittamaan koulutustarpeita. Osa hankepartnereista haastatteli omia yhteistyökumppaneitaan ja tätä kautta saatiin konkreettisiakin koulutustarpeita.

Asiakkaat eivät olleet käytännössä mukana MOOCin kehityjonon ja ensimmäisen sprintin sisällön suunnittelussa.

Nousi myös esiin kysymys oliko asiakkaat määritelty.

Olemassa olevien materiaalien hyödyntäminen. Kuva: Miia Törmänen2. Hyödynnetään amkien tutkinto-opetuksen olemassa olevia materiaaleja ja aineistoja.

Minkä verran valmista materiaalia oli MOOCia varten saatavilla ja minkä verran sitä piti työstää? Mistä löytyivät ja miten?
Valmista materiaalia oli opettajilla lähinnä powerpoint-esityksinä. Materiaalin alkuperäinen tekijä ja osittain myös laatutiimin edustaja kävi materiaalit läpi ennen niiden jatkotyöstämistä. Jatkotyöstäminen oli sitten lähinnä äänen lisäämistä esityksiin. Myös valtaosa kuvamateriaalista piti tehdä uusiksi, jotta se voidaan julkaista Creative Commons lisenssillä CC-BY-SA.

Tarkoituksena oli myös yhdistää useamman amkin materiaaleja ja jolloin toteutus jakautuisi useammalle tekijälle, mutta Kestävät energiaratkaisut -MOOCissa sisältö tuli vain yhdeltä amkilta.
Yksi tekijöistä koki myös, että täysin epäonnistui se ajatus, että olisi ollut pääsy kollegoiden materiaaleihin.

MOOCin kehitysjonon muodostaminen. Kuva: Miia Törmänen3. MOOCin kehitysjonon muodostaminen

MOOCin kehitysjonossa kuvataan koko kokonaisuus ja se näyttää mitä asiakas saa, esimerkiksi mitä asiakas voi opiskella ja mitkä ovat oppimistavoitteet. MOOCin kehitysjono pyrittiin muodostamaan olemassa olevan tutkinto-opetuksen osien/ olemassa olevan materiaalin ja asiakastoiveiden perusteella. Lisäksi tiedossa on mm. tuleva lakiuudistus, joka vaikuttaa koulutustarpeisiin.

UAE-hankkeen kehitysjonot on tehty näkyville trelloon ja niitä voi käydä katselemassa kirjautumatta, mutta muokkaamaan pääsevät vain tiimin jäsenet.

Kestävät energiaratkaisut –tiimin trelloLinkki aukeaa uuteen ikkunaan
Lähes 0-energiarakentaminen -tiimin  trellonäkymä. Linkki aukeaa uuteen ikkunaan

Moocin kehitysjonon muodostaminen ja sen yhteys tehtävien pilkkomiseen sprinteiksi. Millaista oli tehdä pitkän aikavälin suunnitelma ja miten se auttoi kokonaisuuden hallinnassa?
Pitkän aikavälin suunnitelma oli ihan välttämätön. Siitäkin huolimatta, että on selvää, että se elää hankkeen ajan.

Kokonaisuuden hahmottaminen oli helppoa, mutta olimme ehkä liian optimistisia. Vuori on nähty, mutta ei nähty sitä, miten matala porras pitää rakentaa kiipeämistä varten.

Toisaalta osa tekijöistä koki sprintin sisällöt liian suurina kokonaisuuksina.

Moocin kehitysjonossa näkyvät sisällöt, mutta  myös työkalujen ja oppimisympäristön valinta olisi pitänyt kytkeä sprintteihin

Miten suunnittelupalaveri meni ja saavutettiinko sille asetetut tavoitteet?
Sprintin suunnittelupalaveri koettiin menneen pääsääntöisesti hyvin; aikataulut ja sisällöt saatiin sovittua.

Osa tekijöistä koki tavoitteiden olleen hiukan liian optimistisia, mutta  pääosin tavoitteet saavutettiin ja verkko-opintojaksokin saatiin tarjolle aikataulussa.

Aikataulutus koettiin haasteellisena, koska kaikilla oli muutakin työtä.


Millä tavoin laatukriteerit auttoivat sisällön suunnittelussa ja toteutuksessa?
Laatukriteerit olivat tiedossa ja herättivät ajatuksia, keväisen koulutuksen ansiosta, mutta työvaiheessa tekijät eivät ehtineet kortteja katselemaan eikä laatukortteja ei käytetty suoraan tiimipalavereissa, koska aika oli tiukalla.

Laatutiimin jäsen oli mukana sprintin aloituspalaverissa ja nosti siinä esiin joitakin laadun kannalta oleellisia asioita. Laatutiimin jäsen tarkisti MOOCin (sisällön) sen jälkeen, kun se oli viety oppimisympäristöön. Tässä vaiheessa ei enää voinut videoiden sisältöihin ja toteutukseen juurikaan vaikuttaa, ainoastaan opintojakson rakenteeseen Digmassa sekä ohjeistukseen.

Sprintin tehtävät. Kuva: Miia Törmänen4. Toteutusvaihe (sprintit)

Miten sprintin tehtävien pilkkominen toimi?
Pääsääntöisesti tehtävien pilkkominen oli sujunut hyvin, vain yksi ihminen oli kokenut sen epäselväksi. Trello-kortteja käytettiin apuna jonkin verran, ei kovin paljon. Mutta niiden käyttäminen ei olekaan itsetarkoitus, vaan ne ovat apuväline.

Ongelma oli, että kaikkia tehtäviä ei merkitty Trellon tehtäviksi, mm. käyttöehtojen määrittely ja niiden käännätys ruotsiksi, kurssien markkinointi, käyttöliittymän grafiikka, moodlen lohkot, käännökset jne. Nämä kaikki ovat aikatauluttamatonta/ei siis Trellossa olevaa työtä eikä niille oltu sovittu tekijää.

Minkä verran valmista materiaalia oli MOOCia varten saatavilla ja minkä verran sitä piti työstää? Mistä löytyivät ja miten?

Valmis / olemassa oleva sisältö oli lähinnä powerpoint muodossa. Materiaali käytiin läpi ja sitä jatkotyöstettiin video muotoon. Kuvat käytiin läpi ja korvattiin CC-lisensioiduilla kuvilla tai jos ei löytynyt vastaavia CC-lisensioituja kuvia niin piirrettiin tai valokuvattiin uusiksi. Tämän jälkeen nauhoitettiin puheet. Kestävät energiaratkaisut -tiimissä materiaalia löytyi lähinnä yhdestä ammattikorkeakoulusta ja Lähes 0-energia rakentamisen tiimissä valmista sisältöä löytyi kahdesta amkista.


Miten paljon aikaa keskimäärin yhden sprintin tehtävän tekemiseen meni? (versus tavoite)
Tehtävät olivat n. päivän tai kahden mittaisia, mutta jaottuivat usein useammalle päivälle.

  • Materiaalin  tekemiseen meni kaikki se aika, joka siihen oli varattukin.
  • Kuvien etsimiseen ja korvaamiseen meni keskimäärin 8 h per video.
    • Lisensioinnin aiheuttamia viivästyksiä ei osattu ottaa aikataulutuksessa huomioon, aika paljon odoteltiin vastauksia.  Aina ei voi piirtää puhtaaksi eikä löydy korvaavaa avoimella lisenssillä.
  • Videon tekstitys vie noin 2-4h riippuen videon toteutustavasta.
  • Koko osion laaduntarkistukseen kului aika yhteensä n. 2 1/2 tuntia (kestävät energiaratkaisut).

Miten tehtävien jakoon liittyvät roolitukset onnistuivat?
Tehtävien jakoon liittyvät roolitukset koettiin ristiriitaisesti, joko epäselvinä tai hyvin toimivina. Kun tulee kolmas henkilö mukaan, homma ei toimi.  Yhteinen keskustelufoorumi ja pikapalaverit olisivat todella tärkeitä.

On helpompi tehdä yksin kuin yhdessä, ei tarvitse koko ajan kysellä. Yhdessä tehdessä pitäisi olla yhteistä aikaa pohtia yhdessä. Kun tekee yksin, muistaa millaista materiaalia on ja millaisia kysymyksiä on asettanut.

Millä tavoin laatukriteerit auttoivat sisältöjen toteutuksessa?
Sisällön asiantuntijat eivät käyttäneet hyväksi sisällön toteutuksessa. Laatutiimin edustaja käytti laatukortteja hyväksi jonkin verran laaduntarkistuksessa.

Laatukortteja ei käytetty ajan niukkuuden vuoksi tiimipalavereissa, vaan ne toimivat taustatietona, koska niihin oli perehdytty etukäteen.

Laatukorttikoulutus sai tuotantotiimien jäsenet ajattelemaan laatunäkökulmista asioita.

 

Miten sprintin tekemisen aikaraja toimi?
nZeb-tiimin sprintti oli neljän viikon mittainen ja Kestävät energiaratkaisut -tiimin 1. sprintti oli kuuden viikon mittainen.

Ihan kaikkea ei ehditty tekemään.  Aikaraja koettiin kuitenkin sopivan pituiseksi. Aikataulut venyivät johtuen muista tehtävistä, mutta se toimi joustaen hyvin.

Toisaalta aikaraja koettiin toimivan huonosti suhteessa muihin arjen toimintoihin.

Olivatko sprintin tehtävät riittävän pieniä?
Sprintin tehtävät koettiin yksimielisesti riittävän pieniksi.

Miten tehtävien kuittaustoiminto onnistui/auttoi/tuki?
Tehtävien kuittaustoiminto tai siirtäminen korttipinosta toiseen ei toiminut. Trello koettiin vaikeaksi, koska se ei vastaa prosessin kulkua.

Tehtävien kuittaus sujui parhaiten sähköpostilla tai skypella ja on tärkeä osa tiimityötä, jotta kaikki tietävät missä mennään. Todettiin, että vuorovaikutus pitää olla ihmisten kanssa, ei välineen kanssa.

Oliko tekijätiimissä riittävästi osaamista MOOCin sisältöjen tekemiseksi, jos ei, niin mitä puuttui?
Virtuaaliopetuksen osaamisessa  ja välineistön käytössä koettiin olevan eniten puutteita. Miettittiin millaisia ja minkä näköisiä pitäisi tehdä, jotta olisivat toimivia. Alkuun sisältyi paljon teknistä kokeilua, myös videoiden lataamiseen meni yllättävän paljon aikaa. Seuraavalla kerralla sujuu paremmin.

Sisällöllisessä osaamisessa ei ollut puutteita.

Luulin, että saavutettavuuden toteutus lisää työtä, mutta omaan videoon tuli tehtyä valmis käsikirjoitus, ja se oli helposti lisättävissä tekstitykseksi videoon. Valmis teksti helpottaa myös jatkossa kääntämistä toiselle kielelle.

Miten AgileAMK-malli tuki sisällöntuotantoa? (viekö prosessin hallinta aikaa sisällöntuotannolta)
Vastaukset olivat melko hajanaisia. Osin malli koettiin toimivaksi ja prosessi tuntuu tutulta. Osa koki ettei käyttänyt AgileAMK-mallia lainkaan.

Lipesimme jonkin verran varsinaisesta mallista, mutta valmista tuli. Kyllä se tuki sisällöntuotantoa.

 

Millainen fiilis tekijöillä on?

On tullut selväksi, että yksin ovat aika haasteellisia, mutta voi tehdä nopeammin.

Liikkeelle lähtö on ollut hidasta, suunnittelua on tehty yli puoli vuotta. Ketteryys ei ole ehkä oikea sana. Usko on luja.

Aralla mielellä laatutiimin näkökulmasta, ollaanko riittävästi saatavilla ja käytettävissä. Kun laatutiimi ja tuotantotiimi yhdistetään, on mietittävä roolit, miten kukin osallistuu työskentelyyn.

Tavoitteet ovat olleet aika kunnianhimoiset, ja on ollut tekemisen meininki. Mihin päädytään, kun tehdään vielä pari vuotta yhdessä.

Hienoa on, että nähdään heti valmista eikä vasta vuoden päästä. Omista virheistä opitaan eikä niitä (toivottavasti) toisteta seuraavissa sprinteissä.

Palaute. Kuva: Miia Törmänen
5. Miten kehitetään prosessia?

Itseohjautuvuus. Prosessin pitäisi olla itseohjautuva. Käytännössä tarkoittaa sitä, että tiedon ei pitäisi kulkea projektipäällikön välityksellä. Tiimin jäsenten pitäisi kommunikoida suoraan keskenään.

Säännölliset palaverit. Viikkopalaveri otetaan käyttöön toiseenkin tiimiin. Tieto kulkee yhteisen foorumin kautta esim. skype  / sähköpostiketju.

Itsearviointi laatukorttien avulla. Tarkoitus on, että laatukortit ohjaavat itsearviointiin, sisällöntuottajat tekevät itse laatustekkauksen ja laatutiimin jäsenet jäävät pikkuhiljaa pois.

Asiakkaan osallistuminen prosessin eri vaiheisiin. Huomioidaan mallissa, että sprintin työstäminen ulottuu aina sinne asti, kun opiskelijat opiskelevat ja antavat palautetta. Opiskelijapalautteen kerääminen puuttuu ja pitäisi miettiä millä tavalla opiskelijat otetaan mukaan miettimään seuraavien sprinttien sisältöjä.

Mainokset

One thought on “AgileAMK-mallin toimivuus käytännössä 1. sprintin jälkeen

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s